こんにちは！今回はHSPさんに向けて、HSPで会社勤めしていた私が実践していた電話対応のコツについてお話して見ようと思います！
今読んで頂いているHSPさん、電話対応は好きですか？私はとても苦手で嫌いな業務でした（笑）
緊張して焦ってしまったり、メモが取れなくて何の電話だったのかわからなくなったりして、電話対応って難しくて苦手だなという思いでいっぱいでした。
私以外のHSPさんでも電話対応に対してそう思われている方が多いと思います。なので、電話対応が苦手なHSPの私が実践していた、電話対応を楽にするポイントをお教えしたいと思います。
是非電話対応で悩んでいる方はご覧になってください！
HSPさん向け電話対応を楽にするポイント
何を言いたいか必ずメモしてから電話をかける
自分が電話をかけるときは何を言うか必ずメモしてからかけるようにしてみましょう！
「電話をかけたのに緊張でパニックになって頭が真っ白に、、」そういう経験ないでしょうか？私はよくありました！真っ白になった結果言いたいこと全て忘れてしまったこと何度もあります（笑）
このようになってしまわないように、予め自分が何を言いたいか、何を伝えたいか必ずメモしてから電話するようにしてみましょう。
こうすることで紙を見ながら伝えればいいのでパニックになることも少なくなりますし、パニックになったとしてもメモを見れば何を言いたいのか思い出すことができます。
電話を受ける時用の自分だけのメモを作る
電話をかけるとき用だけではなく、電話を受けるときのメモも作ってみましょう！
電話を受けるときはかける時以上に聞き取らないといけないことが増えます。「話聞きながらメモをとる」という一連の流れ、苦手な方いらっしゃると思います。
私も苦手でメモを見返してもよくわからないことがよくあってもう一度かけなおしたりしていました。
混乱の原因としては一から全て自分でメモを書いていることにあると思います。
その電話は問い合わせなのか、誰かへの取次願いなのか、各種申請の電話なのかを手書きで全部書いていることが混乱の原因だと思います。
話を聞きながら一からメモを取るのはなかなか難しいです。なので、自分で受電用のフォーマットを作りましょう。例として以下のような感じです。
・誰からの電話か？:〇〇様
・電話の大まかな内容は？：取次 / 問い合わせ / 各種申請
・電話の内容の詳細：
上はあくまで例なので日ごろ来る電話の内容でカスタマイズしてしまいましょう。
電話の相手が大体固定の場合は、顧客の名前や会社名を書いてしまって、後は〇をつけるだけにしてしまうととても楽ですね！
フォーマットを作るだけでも受電対応の負担は大幅に減ります！是非業務の空いた時間でささっと作ってしまいましょう！
ゆっくりと話すことを心掛ける
ゆっくり話すことを頭においてお電話してみましょう！
緊張すると話すスピードが早くなってしまいがちです。また、早く話すと話している方も気持ちに焦りのようなものが出てきてしまいます。
是非普段の際に早く話すときとゆっくり話すときとで自分の気持ちの違いを感じてみてください。
ゆっくり話すとなんだか気持ちも落ち着いて、話しながら考える余裕が出てきます。逆に早く話すと焦り気味になると思います。
電話する際は緊張していると思うので話すスピードが早くなって、それにつられて自分の気持ちも焦ってしまいます。
焦ると自分が何を言っているのか何を伝えたいのかわからなくなったり、相手の問いかけにも冷静に答えられなくなってしまいます。
こうなるとますます電話が苦手だという意識が強くなってしまいます。なので電話の際は自分でも遅いかなというぐらい話すスピードを抑えてみましょう。
それぐらいのスピードでも聞いている人にとっては普通のスピードです。ゆっくり話すことで自分の気持ちにも余裕が出てきて、話す内容も冷静に考えることができるので相手にもスムーズに伝えることができます。
また相手にとってもスピードを落とした方が聞きやすいです。ゆっくりと落ち着いて話すことを意識してみてゆったりと電話対応をしましょう！
音量を下げてみる
電話の音量を下げてみましょう！
HSPさんは大きな音が苦手だったり、相手の声色から気持ちを察してしまったりします。
電話の音が大きいと、その音の大きさに圧倒されて、聞こえてくる声色で色々と考えてしまい気疲れしてしまいます。
特にコールセンター系のお仕事にお勤めの方に当てはまると思います。コールセンターだと、クレームのお電話がかかってくることが多いですよね。怒鳴り声はHSPさんにとって一番心を乱される音の一つです。
声から身を守るために最初から音量は小さめにしてしまいましょう。小さめにすれば物理的に声から遠ざかることができます。声から遠ざかるだけでもちょっと気持ちが落ち着きます。
「しっかりと聞き取らなければ！」という思いも大切ですが、自分の心を守ることはそれ以上に大切ですので、電話の音量は小さくしてストレスの原因をそのものを遠ざけてしまいましょう！
電話対応は少しづつ慣れていきましょう！
電話対応はすぐに上手くこなせるようにはならないです。
何度も電話を取ってメモを取ったり、自分から電話をして話してというのを繰り返すことで徐々にこなせていくようになります。
HSPさんにとって電話対応は嫌な業務の上から5番目ぐらいには入ってくるぐらい苦手という方が多いと思います。
「新卒でこれから電話対応するけどもう憂鬱、、」「何度も電話対応しているけどなかなか上手くならない」このように考える方々、最初は上手くできなくて当然ですし、苦手なことの成長のスピードは得意なことよりも遅いことも当たり前のことです。
でも確実に1年前、2年前に比べると上手く電話対応できています。そこは自信を持ってください！ゆっくりと電話対応に慣れてこなせるようになりましょう！
最後に
いかがでしたか？今回はHSPさんに向けて、HSPで会社勤めしていた私が実践していた電話対応のコツについてお話してみました。
電話ってほぼ毎日のようにかかってきますよね。私も何度も電話対応していましたが好きにはなれなかったです（笑）
HSPさんにとって電話対応は、如何にストレスをかけずにスムーズに対応するかがポイントだと思います。是非紹介したことを参考にして頂ければと思います！
それでは読んでいただきありがとうございました💗
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